Ochrona danych osobowych w instytucjach publicznych
Badanie ChronPESEL.pl o Krajowego Rejestru Długów (KRD) pod patronatem Urzędu Ochrony Danych Osobowych pokazuje, że 40% Polaków za największe zagrożenie dla bezpieczeństwa danych uważa działanie oszustów. Jednocześnie 90% badanych twierdzi, że wie, jak zadbać o bezpieczeństwo swoich danych. Co z firmami i instytucjami państwowymi, które zarządzają danymi klientów czy obywateli? Czy one także mają obowiązek ich ochrony?
Czym jest ochrona danych osobowych?
Danymi osobowymi są informacje, dzięki którym można zidentyfikować danego człowieka. Przeważnie są to imię i nazwisko, PESEL, numer telefonu, NIP, adres e-mail czy inne cechy charakterystyczne dla konkretnej osoby.
Ochrona prywatności danych osobowych zostaje zagwarantowana dzięki zbiorowi przepisów i regulacji prawnych określających, jak powinny być przetwarzane, tworzone i zbierane dane osobowe przez firmy i dostawców usług.
RODO, czyli prawo dotyczące ochrony danych osobowych dotyczy każdego mieszkańca Unii Europejskiej. W Polsce kwestie ochrony reguluje ustawa z dnia 10 maja 2018 r., która weszła w życie 25 maja 2018 r., gdy RODO zaczęło obowiązywać w UE.
Jednostki publiczne także podlegają pod obowiązujące regulacje dotyczące ochrony danych. Dla zachowania zgodności z przepisami, warto, aby każda placówka współpracowała z Inspektorem Ochrony Danych.
Dlaczego w jednostkach publicznych jest potrzebny Inspektor Ochrony Danych?
Inspektor Ochrony Danych (IOD) jest niezbędny w jednostkach publicznych z kilku powodów:
Zgodność z RODO – Jednostki publiczne, takie jak urzędy czy instytucje rządowe, zbierają i przetwarzają duże ilości danych osobowych. Inspektor Ochrony Danych zapewnia, że jednostki te przetwarzają te dane zgodnie z wymaganiami RODO.
Bezpieczeństwo danych – Inspektor Ochrony Danych nadzoruje procesy przetwarzania danych osobowych w jednostce publicznej, co zapewnia ochronę danych przed nieuprawnionym dostępem, zniszczeniem czy kradzieżą.
Komunikacja z organem nadzorczym – Inspektor Ochrony Danych pełni rolę łącznika między jednostką publiczną a organem nadzorczym, w Polsce jest to Urząd Ochrony Danych Osobowych. W razie potrzeby IOD może reprezentować jednostkę przed organem nadzorczym w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych.
Edukacja – Inspektor Ochrony Danych jest także odpowiedzialny za edukację pracowników jednostki publicznej w zakresie przetwarzania danych osobowych oraz zapewnienie, że wszyscy pracownicy są świadomi swoich obowiązków w zakresie ochrony danych osobowych.
W związku z powyższymi powodami, Inspektor Ochrony Danych jest kluczową postacią w zapewnieniu ochrony prywatności i danych osobowych w jednostkach administracji publicznej.
Czy w przypadku wystąpienia naruszenia przepisów o ochronie danych Inspektor Ochrony Danych (IOD) może przyczynić się do minimalizacji negatywnych skutków naruszenia?
Odpowiedź brzmi: tak, Inspektor Ochrony Danych (IOD) ma bardzo ważną rolę w minimalizowaniu negatywnych skutków naruszenia przepisów o ochronie danych. IOD jest odpowiedzialny za nadzór nad przestrzeganiem przepisów dotyczących ochrony danych osobowych w danej jednostce organizacyjnej. W przypadku wystąpienia naruszenia, IOD powinien jak najszybciej poinformować o tym organy odpowiedzialne za ochronę danych osobowych, a także podjąć wszelkie niezbędne kroki w celu minimalizacji skutków naruszenia.
IOD powinien w szczególności przeprowadzić analizę skutków naruszenia dla osób, których dane dotyczą oraz zastosować odpowiednie środki w celu zapewnienia ochrony tych danych. IOD powinien również pomóc w powiadomieniu osób, których dane dotyczą, o naruszeniu oraz doradzić jednostce organizacyjnej w zakresie zmian w procedurach i zasadach dotyczących ochrony danych, które mogą pomóc w zapobieganiu podobnym incydentom w przyszłości.
Czy Inspektor Ochrony Danych powinien prowadzić całą dokumentację ochrony danych w jednostce, czy to zadanie należy do Administratora Danych?
Zgodnie z RODO (Rozporządzeniem o ochronie danych osobowych) to Administrator Danych jest odpowiedzialny za prowadzenie dokumentacji dotyczącej ochrony danych w jednostce. Jednakże Inspektor Ochrony Danych (IOD) powinien pomóc w opracowaniu i aktualizacji tej dokumentacji oraz w prowadzeniu innych działań związanych z ochroną danych, takich jak analizy ryzyka czy wprowadzanie procedur w celu minimalizacji ryzyka naruszenia przepisów o ochronie danych.
Inspektor pełni funkcję doradczą w zakresie ochrony danych i wskazuje na ewentualne nieprawidłowości, które wymagają natychmiastowego działania ze strony Administratora Danych. Tak mówią przepisy, natomiast schemat pracy Inspektora Ochrony Danych Osobowych w EDUODO jest zupełnie inny. Wyręczamy Administratora Danych Osobowych w tworzeniu dokumentów. Każdy dokument oraz każdą procedurę dostarczamy w wersji gotowej do podpisu. Pozwala to skrócić czas realizacji zadań i ograniczyć koszty. Jednocześnie daje to jednostce publicznej pewność, że dane są należycie zarządzane i chronione.
Chcesz wiedzieć więcej? Skontaktuj się z nami i poznaj szczegóły dotyczące współpracy i wynikające z tego korzyści dla Twojej placówki.