Czy dane osobowe kandydatów na stanowisko urzędnicze należy niezwłocznie zniszczyć?
Komisja wyłania pięciu najlepszych kandydatów. Dokumenty wyłonionego kandydata należy dołączyć do akt osobowych pracownika. Dane osobowe kandydatów niezatrudnionych należy przechowywać przez okres trzech miesięcy od dnia zatrudnienia wybranego kandydata.
UZASADNIENIE:
Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) przedstawił swoje stanowisko w sprawie okresu przechowywania danych osobowych kandydatów do pracy. Poradnik dla pracodawcy pt. ,,Ochrona danych osobowych w miejscu pracy” informuje o tym, że:
,,Okres przechowywania danych kandydata do pracy powinien być dostosowany do zasad przetwarzania danych i z góry określony przez administratora. Co do zasady pracodawca powinien trwale usunąć dane osobowe kandydata (np. poprzez zniszczenie bądź odesłanie), z którym nie zdecydował się zawrzeć umowy o pracę, niezwłocznie po zakończeniu procesu rekrutacji”.
Rekrutacje na stanowiska urzędnicze reguluje ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych. Zgodnie z tą ustawą wyłonionych zostaje nie więcej niż pięciu najlepszych kandydatów (art. 13a ust. 1). Natomiast art. 15 ust. 3 ustawy o pracownikach samorządowych mówi, że:
,,Jeżeli w ciągu 3 miesięcy od dnia nawiązania stosunku pracy z osobą wyłonioną w drodze naboru istnieje konieczność ponownego obsadzenia tego samego stanowiska możliwe jest zatrudnienie na tym samym stanowisku innej osoby spośród kandydatów, o których mowa w art. 13a”
Dane osobowe niezatrudnionych kandydatów powinny zostać niezwłocznie usunięte. Jednakże w przypadku naboru kandydatów na stanowisko urzędnicze, gdzie wyłania się pięciu najlepszych, okres przechowywania dostosowany jest do przepisów prawa. Dane osobowe zatrudnionego spośród pięciu kandydatów zostają dołączone do akt osobowych. Natomiast dane osobowe niezatrudnionych kandydatów przechowywane będą przez okres 3 miesięcy od dnia zatrudnienia wybranego kandydata.