Czy pracodawca może rejestrować przebieg czasu pracy za pomocą danych biometrycznych?
Pracodawca nie może ewidencjonować czasu pracy pracowników za pomocą urządzeń rejestrujących dane biometryczne. Jest to naruszenie zasad określonych w art. 5 ust. 1 RODO. Przetwarzanie danych biometrycznych jest legalne wyłącznie wtedy, kiedy wynika to ze szczególnych przesłanek określonych w RODO oraz znajduje podstawę prawną w przepisach prawa.
UZASADNIENIE:
Dane biometryczne oznaczają dane osobowe, które wynikają ze specjalnego przetwarzania technicznego, dotyczą cech fizycznych, fizjologicznych lub behawioralnych osoby fizycznej oraz umożliwiają lub potwierdzają jednoznaczną identyfikację tej osoby, taki jak wizerunek twarzy lub dane daktyloskopijne (art. 4 RODO).
RODO uznaje dane biometryczne za dane szczególnej kategorii - podobnie jak np. dane o stanie zdrowia. Tym samym dane te są objęte nadzwyczajną ochroną prawną i mogą być przetwarzane tylko w wyjątkowych sytuacjach.
Zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. b RODO przetwarzanie danych szczególnej kategorii, w tym danych biometrycznych jest legalne w dziedzinie prawa pracy, jeśli ,,przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej”, o ile jest to dozwolone przepisami prawa, które jednoznacznie regulują możliwość przetwarzania tych danych w określonych celach.
Przetwarzanie danych biometrycznych reguluje art. 221b Kodeksu Pracy. Zgodnie z tymi regulacjami dane mogą być przetwarzane:
- za zgodą osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy tych osób,
- gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń, które wymagają szczególnej ochrony .
Zgodnie z wypowiedzią PUODO: ,,zgoda nie powinna stanowić ważnej podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych w sytuacji, w której istnieje wyraźny brak równowagi między osobą, której dane dotyczą, a administratorem. Tymczasem w relacji pracodawca-pracownik występuje nierównowaga tych dwóch podmiotów”.
Pracodawca nie może przetwarzać danych biometrycznych w celu ewidencjonowania czasu pracy. Narusza on bowiem zasady określone w art. 5 ust. 1 RODO:
- zgodność z prawem, rzetelność, przejrzystość (art. 5 ust. 1 lit. a RODO),
- ograniczenie celu (art. 5 ust. 1 lit. b RODO),
- minimalizacja danych (art. 5 ust. 1 lit. c RODO).