Ochrona danych osobowych w 2026 roku - jak rozpoznać sygnały ryzyka?
Dane osobowe są dziś jednym z kluczowych zasobów wykorzystywanych w działalności gospodarczej. Przetwarzanie danych odbywa się nie tylko w działach kadr czy księgowości, lecz także w sprzedaży, marketingu, obsłudze klienta, rekrutacji, systemach CRM, narzędziach chmurowych, monitoringu czy podczas realizacji umów. W takich warunkach nawet drobne braki organizacyjne mogą prowadzić do niezgodności z RODO, incydentów bezpieczeństwa oraz utraty zaufania kontrahentów.
Ryzyko problemów z ochroną danych osobowych zwykle narasta stopniowo. Najczęściej jest konsekwencją nieaktualnej dokumentacji, braku nadzoru, niespójnych procedur oraz niskiej świadomości pracowników. Poniżej przedstawiono
10 sygnałów ostrzegawczych, które w praktyce najczęściej wskazują na podwyższone ryzyko naruszeń.
Brak Inspektora Ochrony Danych lub brak wyznaczenia odpowiedzialności
Pierwszym sygnałem ostrzegawczym jest brak Inspektora Ochrony Danych w sytuacjach, w których jego powołanie jest wymagane, lub brak jednoznacznego przypisania odpowiedzialności za obszar ochrony danych. W konsekwencji pojawia się problem z nadzorem nad dokumentacją, spójnością decyzji oraz reagowaniem na incydenty.
W praktyce brak koordynacji zwykle skutkuje rozproszeniem kompetencji, niejednolitymi zasadami dla działów oraz brakiem dowodów należytej staranności w razie kontroli.
Brak rejestru incydentów bezpieczeństwa
Naruszenia ochrony danych nie muszą mieć charakteru cyberataku. Do incydentów zalicza się także błędną wysyłkę wiadomości e-mail, ujawnienie danych w załączniku, zgubienie nośnika danych, nieautoryzowany dostęp do systemu czy nieprawidłowe udostępnienie plików w chmurze.
Brak rejestru incydentów wskazuje na nieprawidłowe podejście do monitorowania i dokumentowania naruszeń oraz brak możliwości wykazania prawidłowej reakcji.
Elementy, które powinny być ujęte w rejestrze incydentów:
- data i opis zdarzenia,
- rodzaj naruszenia (utrata, ujawnienie, dostęp osoby nieuprawnionej),
- kategorie danych i kategorii osób, których dotyczy zdarzenie,
- liczba osób lub szacunkowa skala zdarzenia,
- działania zaradcze i naprawcze,
- ocena ryzyka dla praw i wolności osób fizycznych,
- informacja o zgłoszeniu do UODO wraz z terminem.
Brak umów powierzenia przetwarzania danych z podmiotami zewnętrznymi
Współpraca z biurem rachunkowym, hostingiem, dostawcą usług IT, narzędziem newsletterowym czy agencją marketingową często wiąże się z powierzeniem przetwarzania danych. Brak umowy powierzenia oznacza brak formalnego uregulowania zasad przetwarzania danych przez podmiot przetwarzający, co zwiększa ryzyko braku kontroli nad danymi oraz naruszenia wymogów RODO.
W praktyce skutkuje to także trudnościami w wykazaniu odpowiedzialności stron, standardów bezpieczeństwa oraz sposobu postępowania po zakończeniu współpracy.
Brak szkoleń pracowników w zakresie ochrony danych osobowych
Ochrona danych osobowych nie ogranicza się do dokumentów. Jej skuteczność zależy od świadomości osób przetwarzających dane na co dzień. Brak szkoleń powoduje, że incydenty wynikają z prostych błędów operacyjnych, takich jak nieweryfikowanie adresata wiadomości, pozostawianie dokumentów bez nadzoru, używanie prywatnych nośników danych czy ignorowanie zasad bezpieczeństwa haseł.
Praktyką zwiększającą bezpieczeństwo jest cykliczne szkolenie pracowników oraz szkolenia wdrożeniowe dla nowych osób.
Brak polityki bezpieczeństwa lub dokument o charakterze wyłącznie formalnym
Kolejnym sygnałem jest brak spójnej polityki bezpieczeństwa lub posiadanie dokumentu ogólnikowego, niedopasowanego do rzeczywistych procesów. Polityka bezpieczeństwa powinna porządkować m.in. zasady dostępu, zarządzania uprawnieniami, zabezpieczenia urządzeń mobilnych, archiwizacji, niszczenia dokumentów oraz pracy zdalnej.
Brak takiego dokumentu lub brak jego wdrożenia prowadzi do niespójności, w której poszczególne działy stosują odmienne praktyki, co zwiększa ryzyko naruszeń.
Nieaktualne lub niepełne klauzule informacyjne
Klauzule informacyjne pełnią kluczową rolę w realizacji obowiązku przejrzystości. Nieaktualne treści lub braki w klauzulach są częstym problemem, zwłaszcza gdy zmieniają się narzędzia, dostawcy lub cele przetwarzania.
Ryzyko wzrasta, gdy klauzule nie wskazują właściwych podstaw prawnych, okresów retencji, kategorii odbiorców danych albo gdy nie opisują praw osób, których dane dotyczą.
Naruszenia zasady minimalizacji danych
Zasada minimalizacji oznacza przetwarzanie wyłącznie takich danych, które są niezbędne do realizacji konkretnego celu. Zbieranie danych nadmiarowych jest częstym błędem w formularzach kontaktowych, procesach sprzedażowych i rekrutacyjnych. Nadmiar danych zwiększa obciążenia organizacyjne oraz podnosi poziom ryzyka, zwłaszcza w razie incydentu.
Brak procedury reagowania na incydenty i brak przygotowania na obowiązek zgłoszeń
W przypadku naruszenia ochrony danych kluczowe znaczenie mają czas, porządek działań oraz dokumentacja. Brak procedury skutkuje chaosem decyzyjnym, brakiem kanału zgłoszeń wewnętrznych oraz trudnością w ocenie, czy zachodzi obowiązek zgłoszenia naruszenia do UODO w terminach wymaganych przez RODO.
Procedura powinna obejmować identyfikację zdarzenia, analizę, ocenę ryzyka, decyzję o zgłoszeniu, działania naprawcze oraz udokumentowanie przebiegu.
Niewłaściwe przechowywanie dokumentów i danych
Wiele naruszeń wynika z zaniedbań organizacyjnych, a nie z braku zaawansowanych zabezpieczeń informatycznych. Problemem bywają otwarte szafki, niekontrolowany dostęp do archiwum, pozostawianie wydruków na biurkach, brak szyfrowania laptopów, brak blokady ekranu lub stosowanie współdzielonych kont użytkowników.
W takich warunkach dochodzi do nieautoryzowanego dostępu, utraty danych lub przypadkowego ujawnienia informacji.
Brak audytu i cyklicznej weryfikacji zgodności
Ochrona danych osobowych wymaga ciągłego doskonalenia. Zmiany technologiczne, personalne i organizacyjne powodują, że dokumentacja i procedury mogą przestać odpowiadać realnym procesom. Brak audytu prowadzi do sytuacji, w której luki są wykrywane dopiero po incydencie lub w trakcie kontroli.
Praktyką ograniczającą ryzyko jest okresowa weryfikacja zgodności z RODO oraz przegląd procesów, uprawnień, retencji i dokumentacji.