Outsourcing IOD - inspektor ochrony danych osobowych

Inspektor Ochrony Danych zajmuje się sprawowaniem nadzoru nad systemem ochrony danych osobowych. Osoba trudniąca się tą profesją musi posiadać rozległą wiedzę oraz doświadczenie w rozwiązywaniu problemów w działalności instytucji i firm. Pełnienie funkcji Inspektora Ochrony Danych przez osobę niekompetentną może doprowadzić do sytuacji, które skutkują zarówno odpowiedzialnością podmiotu, jak i również osób zarządzających za naruszenie bezpieczeństwa danych.

Na czym polega pełnienie funkcji inspektora ochrony danych osobowych?

To informowanie Klienta, pracowników przetwarzających dane osobowe, a także podmiotu przetwarzającego o tym, jakie zobowiązania spoczywają na nich na mocy RODO. Funkcja IOD to również monitorowanie, aby przestrzegane były Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady, polityki Klienta oraz przepisy Unii lub państw członkowskich dotyczących ochrony danych, ale też ciągłe śledzenie zmian przepisów sektorowych. Jednym z głównych zadań inspektora ochrony danych jest doradztwo w kwestiach związanych z ochroną danych osobowych. W zakres obowiązków takiej osoby wchodzi między innymi:

  • tworzenie, aktualizacja oraz weryfikacja dokumentacji,
  • opracowywanie klauzul informacyjnych i treści zgód, rejestru czynności i rejestru kategorii czynności przetwarzania danych osobowych,
  • opracowywanie i wdrażanie dokumentacji przetwarzania danych osobowych,
  • opracowywanie umów przetwarzania danych osobowych.

Pełnienie funkcji Inspektora Ochrony Danych to również:

  • szkolenie kadry zarządzającej oraz pracowników,
  • analiza ryzyka, a także ocena skutków dla ochrony danych,
  • pomoc Administratorowi i konsultacje,
  • udzielanie porad dotyczących doboru właściwych zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych,
  • audyty zgodności z przepisami prawa.

Inspektor Ochrony Danych — odpowiedzialność funkcji IOD

Pełnienie funkcji Inspektora Ochrony Danych to także wsparcie oraz reprezentowanie Administratora przed Urzędem Ochrony Danych Osobowych (do tego zalicza się również zgłaszanie naruszeń). Osoba na tym stanowisku powinna udzielać się w opiniowaniu procesów biznesowych w aspekcie przetwarzania danych osobowych. Ważną czynnością poza powyższymi jest monitorowanie współpracy z innymi podmiotami w odniesieniu do powierzenia przetwarzania danych osobowych. Należy pamiętać, że IOD to niezwykle odpowiedzialna funkcja. Wsparcie i ukierunkowanie na właściwe działania podczas kontroli, a także informowanie o przysługujących prawach to również zadania, które leżą w zakresie obowiązków Inspektora Ochrony Danych.

Zewnętrzny inspektor ochrony danych osobowych — usługi outsourcingu

Outsourcing IOD czyli przejęcie funkcji IOD umożliwia firmom korzystanie z wyspecjalizowanej wiedzy i doświadczenia w zakresie ochrony danych osobowych, bez konieczności zatrudniania dodatkowych pracowników. Zewnętrzny IOD może również zapewnić niezależne i obiektywne podejście do zarządzania ochroną danych osobowych, co może pomóc w uniknięciu potencjalnych konfliktów interesów. Dodatkowo usługi outsourcingowe mogą przyczynić się do zmniejszenia kosztów, związanych z utrzymaniem wewnętrznego zespołu IOD, oraz zapewnić stały i niezależny dostęp do ekspertów w dziedzinie ochrony danych osobowych. Wybór outsourcingowego zewnętrznego IOD może stanowić wartościową inwestycję w zapewnienie zgodności z obowiązującymi przepisami oraz w długoterminową ochronę danych osobowych w firmie.

Jakie korzyści wiążą się z powierzeniem funkcji Inspektora Ochrony Danych firmie zewnętrznej?

Przede wszystkim jest to możliwość współpracy z zespołem ekspertów oraz niezależność. Poza tym nie zachodzi konieczność szkolenia pracownika, aby spełniał warunki wynikające z art. 37 ust. 5 RODO. Kolejną zaletą powierzenia funkcji Inspektora Ochrony Danych firmie zewnętrznej jest fakt, iż istnieje możliwość wykorzystania nabytej wiedzy oraz doświadczenia w innych organizacjach. Choć zakres usług związanych z przetwarzaniem danych osobowych w ramach outsourcingu iod w przypadku firm zewnętrznych może się różnić, to każda z nich wypełniać będzie przynajmniej podstawowy obowiązek posiadania inspektora ochrony, zapewnienia bezpieczeństwa danych oraz pełnienia funkcji punktu kontaktowego dla spraw z tym związanych.

Outsourcing IOD - zalety

Outsourcing IOD to szybkie reagowanie na bieżące potrzeby Klienta. Osoby na tym stanowisku zyskują dostęp do narzędzi informatycznych, które pozwalają na wykazanie zgodności z RODO. Outsourcing IOD to także:

  • wsparcie doświadczonych konsultantów, którzy dysponują aktualną i specjalistyczną wiedzą w zakresie zarządzania ryzykiem, bezpieczeństwa sieci i systemów IT oraz wielu innych,
  • wsparcie w realizacji wielu obowiązków spoczywających bezpośrednio na organizacji.

Chcę poznać szczegóły oferty

Wyznaczenie inspektora ochrony danych

1. Administrator i podmiot przetwarzający wyznaczają inspektora ochrony danych, zawsze gdy:
a) przetwarzania dokonują organ lub podmiot publiczny, z wyjątkiem sądów w zakresie sprawowania przez nie wymiaru sprawiedliwości;
b) główna działalność administratora lub podmiotu przetwarzającego polega na operacjach przetwarzania, które ze względu na swój charakter, zakres lub cele wymagają regularnego i systematycznego monitorowania osób, których dane dotyczą, na dużą skalę; lub
c) główna działalność administratora lub podmiotu przetwarzającego polega na przetwarzaniu na dużą skalę szczególnych kategorii danych osobowych, o których mowa w art. 9 przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych ust. 1, oraz danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa, o czym mowa w art. 10 przetwarzanie danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa.

2. Grupa przedsiębiorstw może wyznaczyć jednego inspektora ochrony danych, o ile można będzie łatwo nawiązać z nim kontakt z każdej jednostki organizacyjnej.

3. Jeżeli administrator lub podmiot przetwarzający są organem lub podmiotem publicznym, dla kilku takich organów lub podmiotów można wyznaczyć – z uwzględnieniem ich struktury organizacyjnej i wielkości – jednego inspektora ochrony danych.

4. W przypadkach innych niż te, o których mowa w ust. 1, administrator, podmiot przetwarzający, zrzeszenia lub inne podmioty reprezentujące określone kategorie administratorów lub podmiotów przetwarzających mogą wyznaczyć lub jeżeli wymaga tego prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego, wyznaczają inspektora ochrony danych. Inspektor ochrony danych może działać w imieniu takich zrzeszeń i innych podmiotów reprezentujących administratorów lub podmioty przetwarzające.

5. Inspektor ochrony danych jest wyznaczany na podstawie kwalifikacji zawodowych, a w szczególności wiedzy fachowej na temat prawa i praktyk w dziedzinie ochrony danych oraz umiejętności wypełnienia zadań, o których mowa w art. 39 zadania inspektora ochrony danych.

6. Inspektor ochrony danych może być członkiem personelu administratora lub podmiotu przetwarzającego lub wykonywać zadania na podstawie umowy o świadczenie usług.

7. Administrator lub podmiot przetwarzający publikują dane kontaktowe inspektora ochrony danych i zawiadamiają o nich organ nadzorczy.

Skontaktuj się!

Czy z przejęcia obowiązków IOD mogą korzystać małe i średnie firmy?

Przejęcie funkcji inspektora ochrony danych przez zewnętrzną firmę może okazać się bardzo korzystnym rozwiązaniem dla małych i średnich przedsiębiorstw, które nie mają wystarczającej ilości zasobów ludzkich i finansowych, aby zatrudnić i szkolić własnego specjalistę ds. bezpieczeństwa danych osobowych. Wybranie doświadczonej firmy zewnętrznej jest świetną metodą zapewnienia małemu przedsiębiorstwu usług doskonale dopasowanych do charakteru i zakresu działalności. Zewnętrzna firma specjalizująca się w outsourcingu może bowiem zaoferować swoim klientom bardzo szeroki zakres usług, pozwalający zaspokoić wszelkie potrzeby danego przedsiębiorstwa.

Sporą korzyścią wynikającą z powierzenia IOD firmie zewnętrznej jest również to, że wyznaczony zespół ma specjalistyczną wiedzę i szerokie doświadczenie w zakresie przepisów dotyczących bezpieczeństwa personaliów. To natomiast pozwala na zapewnienie sobie skuteczniejszej ochrony wrażliwych danych przed naruszeniami. Ponadto zewnętrzna firma jest bardziej elastyczna w dostosowaniu swojej oferty do zmieniających się potrzeb i wymagań klienta.

Pomoc dla wewnętrznego Inspektora Ochrony Danych

EDUODO świadczy również usługi z zakresu wsparcia wewnętrznego IOD. Decyzja o tego rodzaju pomocy obejmuje wsparcie oraz dostarczanie spersonalizowanych rozwiązań dla pracownika zajmującego się bezpieczeństwem danych. Ta opcja polecana jest Administratorom Danych, którzy wyznaczyli IOD, a oni nie są w stanie w pełni indywidualnie pełnić swoich funkcji. 

Zapraszamy do współpracy

Jeśli szukasz partnera, który w profesjonalny, praktyczny i ciekawy sposób wyręczy wszystkie Twoje obowiązki wynikające z RODO w formie Outsourcingu IOD, skontaktuj się z nami.

Przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych następuje tylko i wyłącznie w celu udzielenia odpowiedzi na przesłane przez Panią/Pana zapytanie lub w innych sprawach, w związku z którymi kontaktuje się Pani/Pan z nami wykorzystując formularz kontaktowy.

Jeżeli ma Pani/Pan jakiekolwiek pytania odnośnie przetwarzania przez nas danych oraz praw jakie Pani/Panu w związku z tym przysługują, proszę o przesłanie maila na adres biuro@eduodo.pl Podstawą prawną przetwarzania przez nas Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. f Rozporządzenia Ogólnego o Ochronie Danych Osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r., dalej: "RODO", czyli: prawnie uzasadniony interes Administratora, jakim jest właściwa obsługa naszych Klientów, w tym udzielanie odpowiedzi na przesłane do nas pytania. Pani/Pana dane osobowe będą przekazane wyłącznie do podmiotów świadczących na naszą rzecz usługi wsparcia w tym usługi księgowe, hostingowe oraz usługi IT. Każdy podmiot, któremu możemy powierzyć Państwa dane, przetwarzają je na podstawie zawartych umów z nami i wyłączenie zgodnie z poleceniami Administratora. Pani/Pana dane osobowe będą wykorzystywane przez nas przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi. Podanie przez Pani/Pana danych osobowych jest dobrowolne, aczkolwiek ich niepodanie wiąże się z brakiem możliwości udzielenia odpowiedzi na zadane pytanie. Ma Pani/Pan prawo żądania dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, przenoszenia, ograniczenia ich przetwarzania. Ma Pani/Pan prawo do zgłoszenia sprzeciwu.

W celu skorzystania z przysługujących Pani/Panu praw należy skontaktować się z Administratorem za pośrednictwem wyżej wymienionego adresu mailowego. Bezpieczeństwo Pani/Pana danych jest dla nas priorytetem, jeżeli jednak uznasz, że przetwarzając Pani/Pana dane naruszamy przepisy RODO, ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.


Outsourcing IOD FAQ

  1. Co to jest Outsourcing IOD?

    Jest to sprawdzona i akceptowalna forma optymalizacji procesowej oraz kosztowej w utrzymaniu zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych. Klient otrzymuje do dyspozycji swojego indywidualnego Inspektora Ochrony Danych, który w pełni reprezentuje podmiot, w którym tę usługę świadczy.

  2. Na czym polega pełnienie funkcji inspektora danych osobowych?

    Przeprowadzanie audytów, konsultacje w zakresie ochrony danych osobowych, tworzenie dokumentacji, obsługa naruszeń ochrony danych osobowych, wsparcie przy bieżących projektach i nadzorowanie przestrzegania zasad związanych z ochroną danych osobowych. W naszej firmie pełnienie funkcji IOD jest pełnym wyręczeniem Administratora we wszystkich obowiązkach wynikających z RODO oraz przepisów dotyczących ochrony danych. Skontaktuj się z nami po więcej informacji.

  3. Czy inspektor ochrony danych jest mi potrzebny?

    Każda firma powinna zadbać o przestrzeganie zasad ochrony danych. W placówce publicznej bez wątpienia Inspektor Ochrony Danych jest niezbędny. W niektórych firmach niepublicznych również osoba na stanowisku IOD jest potrzebna i niezbędna. Niestosowanie się do przepisów może skutkować bardzo dużymi karami pieniężnymi lub wstrzymaniem działalności firmy. Powołanie inspektora ochrony danych osobowych w niektórych sektorach jest konieczne. Nie chodzi tylko o wypełnienie zarządzeń ustawy o ochronie danych osobowych, ale przede wszystkim o zapewnienie bezpieczeństwa wrażliwych użytkowników w rękach administratora danych. Obowiązek powołania IOD nie określa, że ma to być wewnętrzny inspektor ochrony danych, stąd można śmiało wykorzystać wiedzę i doświadczenie firmy zewnętrznej, świadczącej usługi Outsourcingu IOD.

  4. Czy Eduodo posiada odpowiednie kwalifikacje?

    Oczywiście! Zgodnie z art. 37 ust. 5 RODO każdy Inspektor Ochrony Danych powinien posiadać niezbędną wiedzę fachową na temat ochrony danych osobowych. Nasi inspektorzy posiadają odpowiednie kwalifikacje, które przewyższają minimalne wymagania wobec takiej osoby. Identyfikujemy się certyfikatami Audytora Wewnętrznego Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji zgodnie z normą PN-EN ISO/IEC 27001:2017. Przejęcie funkcji Inspektora w dziedzinie ochrony danych przez firmę Eduodo to zapewnienie firmie rzetelnych i zgodnych z prawem działań związanych przetwarzaniem danych i ich bezpieczeństwem.

  5. Kto może zostać Inspektorem Ochrony Danych?

    Inspektorem Ochrony Danych może zostać osoba posiadająca odpowiednie kwalifikacje, doświadczenie oraz wiedzę z zakresu ochrony danych osobowych. W przypadku pełnienia tej roli wewnętrznie w firmie, osoba taka powinna być niezależna, kompetentna i odpowiednio przeszkolona w obszarze przepisów dotyczących ochrony danych, zwłaszcza zgodności z RODO.

  6. Czy outsourcing IOD obejmuje jedynie obszar techniczny, czy również zarządzanie dokumentacją i procesami związanymi z danymi osobowymi?

    Outsourcing IOD może obejmować zarówno aspekty techniczne, jak i zarządzanie dokumentacją oraz procesami związanymi z danymi osobowymi. Firmy outsourcingowe mogą dostosować swoje usługi do różnych obszarów potrzeb klienta.

  7. Jakie są typowe koszty związane z outsourcingiem inspektora ochrony danych?

    Oczywiście! Zgodnie z art. 37 ust. 5 RODO każdy Inspektor Ochrony Danych powinien posiadać niezbędną wiedzę fachową na temat ochrony danych osobowych. Nasi inspektorzy posiadają odpowiednie kwalifikacje, które przewyższają minimalne wymagania wobec takiej osoby. Identyfikujemy się certyfikatami Audytora Wewnętrznego Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji zgodnie z normą PN-EN ISO/IEC 27001:2017. Przejęcie funkcji Inspektora w dziedzinie ochrony danych przez firmę Eduodo to zapewnienie firmie rzetelnych i zgodnych z prawem działań związanych przetwarzaniem danych i ich bezpieczeństwem.

  8. Czy firma outsourcingowa powinna mieć dostęp do wszystkich danych osobowych w firmie klienta?

    Firma outsourcingowa nie zawsze musi mieć dostęp do wszystkich danych osobowych w firmie klienta. Zakres dostępu jest uzgadniany w umowie outsourcingowej i powinien być ograniczony do niezbędnych informacji wymaganych do skutecznego pełnienia roli inspektora ochrony danych.

  9. Czy outsourcing IOD obejmuje szkolenie pracowników w zakresie ochrony danych osobowych?

    Tak, outsourcing IOD może obejmować szkolenie pracowników w zakresie ochrony danych osobowych. Wiele firm outsourcingowych oferuje specjalistyczne szkolenia, aby zwiększyć świadomość pracowników dotyczącą zasad ochrony danych. Szkolenia mogą obejmować zagadnienia związane z RODO, procedurami bezpieczeństwa oraz postępowaniem w przypadku naruszenia danych. Wsparcie w zakresie szkoleń może pomóc przedsiębiorstwu w utrzymaniu wysokich standardów ochrony danych. Kluczowe jest, aby dostosować szkolenia do specyfiki branży i rodzaju przetwarzanych danych.

  10. Czy firma outsourcingowa jest odpowiedzialna za zgłaszanie incydentów naruszenia danych?

    Tak, firma outsourcingowa może być odpowiedzialna za zgłaszanie incydentów naruszenia danych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi, ale to zazwyczaj jest uzgadniane w umowie outsourcingowej. Umowa powinna jasno określać procedury zgłaszania incydentów i odpowiedzialności za ten proces. Wsparcie firmy outsourcingowej w zgłaszaniu incydentów może przyspieszyć reakcję na potencjalne zagrożenia. W przypadku incydentu firma outsourcingowa powinna współpracować z przedsiębiorstwem klienta w celu skutecznej reakcji na sytuację.

  11. Czy outsourcing IOD jest równie skuteczny dla małych i dużych przedsiębiorstw?

    TOutsourcing IOD może być równie skuteczny zarówno dla małych, jak i dużych przedsiębiorstw, jednak indywidualne aspekty takie jak budżet, zakres działań oraz specyfika branży mogą wpływać na dostosowanie tej praktyki do konkretnych potrzeb. Dla małych przedsiębiorstw outsourcing IOD może być kosztowo efektywną opcją, eliminując konieczność zatrudniania pełnoetatowego inspektora ochrony danych. Duże przedsiębiorstwa mogą również korzystać z outsourcingu IOD, dostosowując zakres usług do złożoności swojej struktury organizacyjnej. Kluczowe jest dostosowanie modelu outsourcingu do konkretnych wymagań i możliwości przedsiębiorstwa.

  12. Czy umowa outsourcingowa powinna zawierać klauzule dotyczące audytów bezpieczeństwa danych?

    Tak, umowa outsourcingowa powinna zawierać klauzule dotyczące audytów bezpieczeństwa danych. Regularne audyty są kluczowym elementem skutecznego zarządzania ochroną danych osobowych i powinny być uwzględnione w umowie. Klauzule dotyczące audytów powinny określać częstotliwość, zakres i procedury przeprowadzania audytów bezpieczeństwa danych. Audyty pozwalają na monitorowanie skuteczności działań firmy outsourcing

Darmowe konsultacje
Darmowe konsultacje

Wypełnij formularz jeżeli jesteś zainteresowany darmowymi konsultacjami

+49 173 5317232