Outsourcing IOD - inspektor ochrony danych osobowych
Eduodo jest firmą, kóra z pasją i doświadczeniem wspiera przedsiębiorstwa w osiąganiu najwyższych standardów w zakresie ochrony danych. Nasze usługi łączą wiedzę ekspertów z indywidualnym podejściem do każdego Klienta, gwarantując pełne bezpieczeństwo oraz optymalizację procesów
Czym jest Outsourcing IOD?
Pełnienie funkcji Inspektora Danych Osobowych
To informowanie Klienta, pracowników przetwarzających dane osobowe, a także podmiotu przetwarzającego o tym, jakie zobowiązania spoczywają na nich na mocy RODO. Outsourcing IOD to również monitorowanie, aby przestrzegane były Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady, polityki Klienta oraz przepisy Unii lub państw członkowskich dotyczących ochrony danych, ale też ciągłe śledzenie zmian przepisów sektorowych. Jednym z głównych zadań inspektora ochrony danych jest doradztwo w kwestiach związanych z ochroną danych osobowych.
Zadania IOD
- tworzenie, aktualizacja oraz weryfikacja dokumentacji,
- opracowywanie klauzul informacyjnych i treści zgód, rejestru czynności i rejestru kategorii czynności przetwarzania danych osobowych,
- opracowywanie i wdrażanie dokumentacji przetwarzania danych osobowych,
- opracowywanie umów przetwarzania danych osobowych.
Pełnienie funkcji Inspektora Ochrony Danych to również:
- szkolenie kadry zarządzającej oraz pracowników,
- analiza ryzyka, a także ocena skutków dla ochrony danych,
- pomoc Administratorowi i konsultacje,
- udzielanie porad dotyczących doboru właściwych zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych,
- audyty zgodności z przepisami prawa.
Oferta EduOdo
Outsourcing funkcji Inspektora Ochrony Danych
Oferujemy przejęcie wszystkich obowiązków Inspektora Ochrony Danych, które wynikają z RODO. Zapewniamy nadzorowanie, wspomaganie i reprezentowanie ADO w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych. Wybierając naszego Inspektora:
- Nie martwisz się kontrolą UODO - jesteśmy po to, aby Cię reprezentować
- Nie martwisz się o aktualizację dokumentów - jesteśmy po to, aby zrobić to za Ciebie
- Nie martwisz się o zmiany przepisów - jesteśmy po to, aby być na bieżąco
- Nie martwisz się, że czegoś zapomnisz - jesteśmy po to, aby Ci przypomnieć
- Nie martwisz się o brak opieki - jesteśmy po to, aby troszczyć się o Twoje bezpieczeństwo
- Nie martwisz się o naruszenie bezpieczeństwa danych - jesteśmy po to, aby temu zapobiegać
- Nie martwisz się, że czegoś nie rozumiesz - jesteśmy po to, aby cierpliwie tłumaczyć
- Nie martwisz się o skargi osób fizycznych - jesteśmy po to, aby rozpatrywać je za Ciebie
Wsparcie dla Wewnętrznego Inspektora Ochrony Danych
Drugą możliwością jest wspieranie Twojego wewnętrznego Inspektora Ochrony Danych w wykonywaniu obowiązków.
Wybór tej opcji obejmuje opiekę oraz dostarczanie indywidualnych rozwiązań, które IOD będzie mógł wdrożyć w swojej organizacji. Wybór wsparcia dla wewnętrznego IOD rekomendujemy Administratorom Danych, którzy wyznaczyli już IOD wśród swoich pracowników, jednak nie są w stanie pełnić swojej funkcji samodzielnie.
| IOD wewnętrzny | IOD zewnętrzny |
|---|---|
|
- Wzrost kosztów Konieczność zapewnienia środków na rozwój i regularne szkolenia IOD |
Redukcja kosztów Brak konieczności zapewnienia środków na rozwój oraz szkolenia IOD |
|
- ADO wsparciem dla IOD W związku z brakiem doświadczenia oraz znajomości narzędzi ochrony danych osobowych |
Przejęcie wszystkich obowiązków związanych z RODO Znajomość przepisów oraz ich umiejętne wykorzystanie w praktyce pozwala na wyręczenie ADO |
|
- Nieaktualność Przez nadmiar obowiązków IOD i niewystarczające skupienie się na ochronie danych |
Zawsze na bieżąco! Dzięki nieustannej pracy z klientami, śledzeniu przepisów oraz skupieniu się wyłącznie na ochronie danych |
|
- Mniejsza produktywność Wielozadaniowa funkcja i niewystarczające skupienie się na ochronie danych |
Większa produktywność pracy Skoncentrowanie się na kluczowych zadaniach z zakresu ochrony danych |
|
- Brak wsparcia Brak innych ekspertów - IOD zostaje sam ze swoimi obowiązkami |
Zespół ekspertów Wyspecjalizowani, polsko-niemieccy eksperci |
|
- Niski poziom obiektywizmu Relacja szef – podwładny, która może stanowić zagrożenie dla niezależności |
Wysoki poziom obiektywizmu Partnerska relacja B2B, ułatwiająca zachowanie obiektywizmu i szczery feedback |
|
Znajomość struktury podmiotu Wewnętrzny IOD będąc pracownikiem zna strukturę organizacyjną podmiotu |
- Brak znajomości struktury podmiotu Zewnętrzny IOD rozpoczyna poznanie struktury organizacyjnej podmiotu |
Outsourcing IOD - znajdź nas
Wyznaczenie Inspektora Ochrony Danych – kluczowe etap
Proces wyznaczania Inspektora Ochrony Danych obejmuje kilka istotnych kroków. Na początku administrator lub podmiot przetwarzający dane dokonuje analizy potrzeb, w tym określenia zakresu przetwarzania danych oraz ryzyka związanego z ich ochroną. W kolejnych etapach wybierany jest odpowiedni model współpracy – pełne przejęcie funkcji przez zewnętrznego IOD lub wsparcie wewnętrznego specjalisty. Kluczowym aspektem jest również publikacja danych kontaktowych wyznaczonego Inspektora Ochrony Danych oraz informowanie organu nadzorczego o powołaniu odpowiedniej osoby. Całość procesu odbywa się na podstawie kwalifikacji zawodowych, wiedzy specjalistycznej oraz doświadczenia w obszarze ochrony danych osobowych.
Zakres obowiązków Outsourcingu IOD
Podstawowym zadaniem Outsourcingu IOD jest zapewnienie kompleksowego wsparcia w zakresie ochrony danych osobowych. W ramach realizowanej funkcji Inspektora Ochrony Danych realizowane są następujące działania:
- Tworzenie i aktualizacja dokumentacji – opracowywanie klauzul informacyjnych, treści zgód, rejestrów czynności przetwarzania oraz dokumentacji przetwarzania danych osobowych. Działania te mają na celu zapewnienie zgodności z wymaganiami RODO oraz branżowymi standardami.
- Opracowywanie umów przetwarzania danych – przygotowywanie i weryfikacja umów, które gwarantują odpowiedzialne przetwarzanie danych osobowych przez podmioty zewnętrzne.
- Szkolenia oraz konsultacje – przeprowadzanie szkoleń dla kadry zarządzającej oraz pracowników, mających na celu podniesienie świadomości w zakresie ochrony danych. Dodatkowo, prowadzenie konsultacji oraz doradztwo w wyborze właściwych zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych stanowi istotny element wsparcia.
- Analiza ryzyka i ocena skutków – wykonywanie analiz ryzyka związanych z przetwarzaniem danych oraz ocena skutków dla ochrony danych, co umożliwia wdrażanie działań prewencyjnych.
- Audyty zgodności – przeprowadzanie regularnych audytów mających na celu sprawdzenie, czy przetwarzanie danych odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
Kiedy warto zdecydować się na Outsourcing IOD
Decyzja o wdrożeniu Outsourcingu IOD staje się korzystna w przypadku, gdy wewnętrzne zasoby firmy nie są wystarczające do systematycznego prowadzenia dokumentacji czy przeprowadzania corocznych audytów zgodności. W sytuacjach, gdy dochodzi do naruszeń ochrony danych lub pojawiają się wątpliwości dotyczące zgłaszania incydentów do organów nadzorczych, zewnętrzny Inspektor Ochrony Danych może zapewnić niezbędne wsparcie i precyzyjne doradztwo. Outsourcing IOD jest również rekomendowany, gdy potrzeba stałego doradztwa w zakresie bezpieczeństwa sieci i systemów informatycznych oraz bieżącego monitorowania zmian przepisów. W przypadku realizacji projektów, w których na etapie projektowania systemów i aplikacji należy uwzględniać ochronę danych osobowych, outsourcing pozwala na kompleksową kontrolę i wdrożenie niezbędnych procedur.
Zapraszamy do współpracy
Jeśli szukasz partnera, który w profesjonalny, praktyczny i ciekawy sposób wyręczy wszystkie Twoje obowiązki wynikające z RODO w formie Outsourcingu IOD, skontaktuj się z nami.
Outsourcing IOD FAQ
-
Co to jest Outsourcing IOD?
Jest to sprawdzona i akceptowalna forma optymalizacji procesowej oraz kosztowej w utrzymaniu zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych. Klient otrzymuje do dyspozycji swojego indywidualnego Inspektora Ochrony Danych, który w pełni reprezentuje podmiot, w którym tę usługę świadczy.
-
Na czym polega pełnienie funkcji inspektora danych osobowych?
Przeprowadzanie audytów, konsultacje w zakresie ochrony danych osobowych, tworzenie dokumentacji, obsługa naruszeń ochrony danych osobowych, wsparcie przy bieżących projektach i nadzorowanie przestrzegania zasad związanych z ochroną danych osobowych. W naszej firmie pełnienie funkcji IOD jest pełnym wyręczeniem Administratora we wszystkich obowiązkach wynikających z RODO oraz przepisów dotyczących ochrony danych. Skontaktuj się z nami po więcej informacji.
-
Czy inspektor ochrony danych jest mi potrzebny?
Każda firma powinna zadbać o przestrzeganie zasad ochrony danych. W placówce publicznej bez wątpienia Inspektor Ochrony Danych jest niezbędny. W niektórych firmach niepublicznych również osoba na stanowisku IOD jest potrzebna i niezbędna. Niestosowanie się do przepisów może skutkować bardzo dużymi karami pieniężnymi lub wstrzymaniem działalności firmy. Powołanie inspektora ochrony danych osobowych w niektórych sektorach jest konieczne. Nie chodzi tylko o wypełnienie zarządzeń ustawy o ochronie danych osobowych, ale przede wszystkim o zapewnienie bezpieczeństwa wrażliwych użytkowników w rękach administratora danych. Obowiązek powołania IOD nie określa, że ma to być wewnętrzny inspektor ochrony danych, stąd można śmiało wykorzystać wiedzę i doświadczenie firmy zewnętrznej, świadczącej usługi Outsourcingu IOD.
-
Czy Eduodo posiada odpowiednie kwalifikacje?
Oczywiście! Zgodnie z art. 37 ust. 5 RODO każdy Inspektor Ochrony Danych powinien posiadać niezbędną wiedzę fachową na temat ochrony danych osobowych. Nasi inspektorzy posiadają odpowiednie kwalifikacje, które przewyższają minimalne wymagania wobec takiej osoby. Identyfikujemy się certyfikatami Audytora Wewnętrznego Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji zgodnie z normą PN-EN ISO/IEC 27001:2017. Przejęcie funkcji Inspektora w dziedzinie ochrony danych przez firmę Eduodo to zapewnienie firmie rzetelnych i zgodnych z prawem działań związanych przetwarzaniem danych i ich bezpieczeństwem.
-
Kto może zostać Inspektorem Ochrony Danych?
Inspektorem Ochrony Danych może zostać osoba posiadająca odpowiednie kwalifikacje, doświadczenie oraz wiedzę z zakresu ochrony danych osobowych. W przypadku pełnienia tej roli wewnętrznie w firmie, osoba taka powinna być niezależna, kompetentna i odpowiednio przeszkolona w obszarze przepisów dotyczących ochrony danych, zwłaszcza zgodności z RODO.
-
Czy outsourcing IOD obejmuje jedynie obszar techniczny, czy również zarządzanie dokumentacją i procesami związanymi z danymi osobowymi?
Outsourcing IOD może obejmować zarówno aspekty techniczne, jak i zarządzanie dokumentacją oraz procesami związanymi z danymi osobowymi. Firmy outsourcingowe mogą dostosować swoje usługi do różnych obszarów potrzeb klienta.
-
Jakie są typowe koszty związane z outsourcingiem inspektora ochrony danych?
Oczywiście! Zgodnie z art. 37 ust. 5 RODO każdy Inspektor Ochrony Danych powinien posiadać niezbędną wiedzę fachową na temat ochrony danych osobowych. Nasi inspektorzy posiadają odpowiednie kwalifikacje, które przewyższają minimalne wymagania wobec takiej osoby. Identyfikujemy się certyfikatami Audytora Wewnętrznego Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji zgodnie z normą PN-EN ISO/IEC 27001:2017. Przejęcie funkcji Inspektora w dziedzinie ochrony danych przez firmę Eduodo to zapewnienie firmie rzetelnych i zgodnych z prawem działań związanych przetwarzaniem danych i ich bezpieczeństwem.
-
Czy firma outsourcingowa powinna mieć dostęp do wszystkich danych osobowych w firmie klienta?
Firma outsourcingowa nie zawsze musi mieć dostęp do wszystkich danych osobowych w firmie klienta. Zakres dostępu jest uzgadniany w umowie outsourcingowej i powinien być ograniczony do niezbędnych informacji wymaganych do skutecznego pełnienia roli inspektora ochrony danych.
-
Czy outsourcing IOD obejmuje szkolenie pracowników w zakresie ochrony danych osobowych?
Tak, outsourcing IOD może obejmować szkolenie pracowników w zakresie ochrony danych osobowych. Wiele firm outsourcingowych oferuje specjalistyczne szkolenia, aby zwiększyć świadomość pracowników dotyczącą zasad ochrony danych. Szkolenia mogą obejmować zagadnienia związane z RODO, procedurami bezpieczeństwa oraz postępowaniem w przypadku naruszenia danych. Wsparcie w zakresie szkoleń może pomóc przedsiębiorstwu w utrzymaniu wysokich standardów ochrony danych. Kluczowe jest, aby dostosować szkolenia do specyfiki branży i rodzaju przetwarzanych danych.
-
Czy firma outsourcingowa jest odpowiedzialna za zgłaszanie incydentów naruszenia danych?
Tak, firma outsourcingowa może być odpowiedzialna za zgłaszanie incydentów naruszenia danych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi, ale to zazwyczaj jest uzgadniane w umowie outsourcingowej. Umowa powinna jasno określać procedury zgłaszania incydentów i odpowiedzialności za ten proces. Wsparcie firmy outsourcingowej w zgłaszaniu incydentów może przyspieszyć reakcję na potencjalne zagrożenia. W przypadku incydentu firma outsourcingowa powinna współpracować z przedsiębiorstwem klienta w celu skutecznej reakcji na sytuację.
-
Czy outsourcing IOD jest równie skuteczny dla małych i dużych przedsiębiorstw?
TOutsourcing IOD może być równie skuteczny zarówno dla małych, jak i dużych przedsiębiorstw, jednak indywidualne aspekty takie jak budżet, zakres działań oraz specyfika branży mogą wpływać na dostosowanie tej praktyki do konkretnych potrzeb. Dla małych przedsiębiorstw outsourcing IOD może być kosztowo efektywną opcją, eliminując konieczność zatrudniania pełnoetatowego inspektora ochrony danych. Duże przedsiębiorstwa mogą również korzystać z outsourcingu IOD, dostosowując zakres usług do złożoności swojej struktury organizacyjnej. Kluczowe jest dostosowanie modelu outsourcingu do konkretnych wymagań i możliwości przedsiębiorstwa.
-
Czy umowa outsourcingowa powinna zawierać klauzule dotyczące audytów bezpieczeństwa danych?
Tak, umowa outsourcingowa powinna zawierać klauzule dotyczące audytów bezpieczeństwa danych. Regularne audyty są kluczowym elementem skutecznego zarządzania ochroną danych osobowych i powinny być uwzględnione w umowie. Klauzule dotyczące audytów powinny określać częstotliwość, zakres i procedury przeprowadzania audytów bezpieczeństwa danych. Audyty pozwalają na monitorowanie skuteczności działań firmy outsourcing