Ochrona danych osobowych w e-commerce?
RODO wprowadziło zmiany, które mają duże znaczenie dla przedsiębiorców zajmujących się handlem elektronicznym. Jakie kroki powinni podjąć właściciele e-sklepów, aby dostosować się do nowych unijnych przepisów dotyczących ochrony danych osobowych?
Brak obowiązku rejestracji zbiorów danych
Sklepy internetowe i inne podmioty gromadzące dane osobowe nie muszą już zgłaszać swoich zbiorów danych osobowych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Jednak zgodnie z unijnymi przepisami, administratorzy danych osobowych mogą być zobowiązani do prowadzenia rejestru czynności przetwarzania w określonych sytuacjach.
Obowiązek ten nie dotyczy podmiotów zatrudniających mniej niż 250 osób, chyba że przetwarzanie, którego dokonują, może powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą, lub obejmuje szczególne kategorie danych osobowych (np. poglądy polityczne, przekonania religijne, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, biometryczne, dotyczące zdrowia, orientacji seksualnej) lub dane osobowe dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa. Takie wymogi wynikają z art. 30 RODO.
Informacje, które powinny znaleźć się w rejestrze:
- Cele przetwarzania danych osobowych;
- Informacje o przekazaniu danych osobowych do państwa spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub organizacji międzynarodowej;
- Informacje na temat technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa;
- Informacje na temat kategorii osób, których dane dotyczą, a także wszystkich kategorii danych osobowych;
- Informacje o kategoriach odbiorców danych osobowych;
- Dane kontaktowe administratora danych osobowych (lub jeśli ma to zastosowanie – współadministratorów i Inspektorów Danych Osobowych);
- Po upłynięciu jakiego terminu dane osobowe będą usuwane.
Administrowanie danymi to obecnie coś więcej niż ich gromadzenie i przechowywanie. Właściciele e-commerce powinni zapewnić im odpowiednie bezpieczeństwo i zarządzać nimi w sposób zgodny z obowiązującymi regulacjami. Pomóc w tym może wspomniany Inspektor Danych Osobowych.
Rola Inspektora Ochrony Danych w świecie Ochrony Danych
Inspektor Ochrony Danych (IOD) jest kluczową rolą w świecie ochrony danych osobowych, szczególnie w jednostkach administracji publicznej oraz w przedsiębiorstwach, które przetwarzają duże ilości danych osobowych. Główną rolą IOD jest zapewnienie, że organizacja przetwarza dane osobowe w sposób zgodny z przepisami prawa o ochronie danych osobowych.
IOD jest odpowiedzialny za nadzorowanie działań związanych z przetwarzaniem danych osobowych w organizacji, w tym za:
- Zapewnienie, że organizacja przetwarza dane osobowe zgodnie z przepisami prawa o ochronie danych osobowych.
- Doradztwo w kwestiach związanych z ochroną danych osobowych.
- Wdrażanie i monitorowanie polityk ochrony danych osobowych w organizacji.
- Edukację pracowników w zakresie ochrony danych osobowych.
- Przeprowadzanie audytów i kontroli w celu upewnienia się, że organizacja przetwarza dane osobowe zgodnie z przepisami prawa o ochronie danych osobowych.
- Monitorowanie sytuacji związanych z ochroną danych osobowych i zgłaszanie naruszeń odpowiednim organom.
IOD jest kluczową rolą w zapewnieniu, że organizacja przetwarza dane osobowe w sposób zgodny z przepisami prawa o ochronie danych osobowych. Ich wiedza i doświadczenie w zakresie ochrony danych osobowych mogą pomóc organizacjom w zapobieganiu naruszeniom i minimalizowaniu skutków naruszeń, które mogą wpłynąć na prywatność i prawa jednostek, których dane są przetwarzane.
Ochrona danych osobowych a marketing online
RODO wyraźnie określa wymagania, które muszą zostać spełnione, aby wszelkie działania marketingowe i reklamowe były zgodne z prawem. W wielu przypadkach dotychczas zebrane zgody na działania promocyjne mogą okazać się nieaktualne. Oznacza to, że należy ponownie pozyskać zgody od osób, które aktualnie figurują w bazach kontaktowych firmy, np. newsletterowych.
Jeżeli dane mają być przetwarzane w celach marketingowych zgodnie z RODO, muszą być spełnione określone kryteria. Niedozwolone jest używanie zbiorczych checkboxów, w których wyrażenie zgody na działania marketingowe jest domyślnie włączone przy okazji udzielenia zgody na realizację usługi.
Nie można również narzucać użytkownikom wyrażenia zgody na działania marketingowe ani ukrywać jej w treści np. regulaminu strony. Ważnym komponentem jest również możliwość wycofania zgody. Aby to zrobić, należy udostępnić użytkownikom możliwość wycofania zgody w tak prosty sposób, jak była ona wyrażana.
Wymagania związane z RODO są wyzwaniem dla wielu przedsiębiorców. Nieprawidłowości mogą spotkać się z różnego rodzaju konsekwencjami i karami nałożonymi na firmę przed organy kontrolujące. W celu uniknięcia takich sytuacji i zapewnienia zgodności praktyk firmy z przepisami warto skorzystać z usług firmy, która przeprowadzi audyt, a następnie wyeliminuje wszelkie nieprawidłowości. Wejdź na EDUODO i zobacz, co możesz zrobić, aby spełnić wymagania regulatora.