Cyfryzacja w jednostkach publicznych. Dlaczego warto?
Postęp technologiczny sprawia, że wiele codziennych spraw można załatwić online. Nie trzeba iść do banku, aby złożyć wniosek kredytowy czy stać w kolejce do urzędu, aby złożyć formularz. Choć nie wszystkie obszary są w pełni zdalne, to cyfryzacja jednostek publicznych ułatwia życie ich pracownikom i interesantom, choć to nie jedyne korzyści.
Najważniejsze korzyści z cyfryzacji jednostek publicznych
Digitalizacja urzędów i jednostek publicznych przynosi korzyści dla obywateli, ale także dla urzędów. Nowe technologie sprawiają, że administracja przekształca się w państwo usługowe. Dobrze zrealizowana transformacja zapewnia ułatwienia dla obywateli, ale także oszczędności zarówno dla nich, jak i dla jednostek publicznych.
Trzy największe korzyści wynikające z cyfryzacji administracji publicznej:
- redukcja kosztów;
- poprawa jakości usług;
- zwiększenie dostępności informacji publicznych.
Administracja publiczna przechodzi dynamiczną transformację, napędzaną przez presję na zwiększenie efektywności organizacyjnej. Obecne wymagania i oczekiwania obywateli w zakresie dostępu do nowoczesnych usług publicznych stanowią dodatkowy bodziec do działania. Aby skutecznie odpowiedzieć na te potrzeby, niezbędne jest stworzenie zintegrowanych usług, skoncentrowanych na potrzebach klientów – obywateli i biznesu.
Wymiana informacji kluczem do usprawnienia działania jednostek publicznych
Cyfryzacja usprawnia wiele procesów, skraca czas ich realizacji, ogranicza zaangażowanie urzędników i interesantów. Innymi słowy, jest szybciej i wygodniej. Zdarzają się jednak sytuacje, że różne jednostki pracują na zamkniętych systemach. Oznacza to, że nie komunikują się z innymi organizacjami administracji publicznej, co znacznie wydłuża tempo przepływu informacji. W konsekwencji załatwienie zadania wymaga czasu, a nawet konieczności dodatkowego zaangażowania obywatela, np. obowiązek dostarczenia druku X z innego urzędu.
Istnieje rozwiązanie tego problemu, a są nim Krajowe Ramy Interoperacyjności, w skrócie KRI. Jest to zestaw wymagań technicznych i organizacyjnych dla systemów informatycznych stosowanych w jednostkach sektora publicznego w Polsce. Ich celem jest zapewnienie spójności i interoperacyjności systemów informatycznych, a tym samym ułatwienie wymiany informacji między różnymi podmiotami publicznymi oraz zapewnienie lepszej jakości świadczonych przez nie usług.
Jak sprawdzić, czy jednostka administracji publicznej może działać sprawniej? Przydatny będzie audyt KRI przeprowadzony przez zewnętrzną firmę.
Dlaczego warto zlecić audyt KRI firmie zewnętrznej?
Zlecenie audytu zgodności z Krajowymi Ramami Interoperacyjności (KRI) firmie zewnętrznej może przynieść wiele korzyści. Oto kilka z nich:
- Niezależność i obiektywizm – firma zewnętrzna jest niezależna od badanej jednostki, dzięki czemu może podejść do audytu w sposób obiektywny i bezstronny.
- Wiedza i doświadczenie – specjaliści z firmy zewnętrznej mają wiedzę i doświadczenie w zakresie audytów KRI oraz znajomość wymagań prawnych, co pozwala na przeprowadzenie rzetelnego i skutecznego audytu.
- Oszczędność czasu i zasobów – przeprowadzenie audytu wewnętrznego wymaga zaangażowania pracowników jednostki, co może zabierać im czas i odrywać od innych obowiązków. Zlecenie audytu firmie zewnętrznej pozwala na zaoszczędzenie czasu i zasobów wewnętrznych.
- Wskazanie obszarów wymagających poprawy – specjaliści z firmy zewnętrznej mogą wskazać obszary, w których należy wprowadzić zmiany, aby spełnić wymagania KRI. To pozwala na skuteczniejsze i celowe działania w celu poprawy zgodności z wymaganiami.
- Zwiększenie wiarygodności – przeprowadzenie audytu zewnętrznego pozwala na podniesienie wiarygodności wyników i wskazań, co może wpłynąć na zaufanie do jednostki ze strony interesariuszy.
Podsumowując, przeprowadzenie audytu KRI przez firmę zewnętrzną może przynieść wiele korzyści, w tym zwiększenie skuteczności działań, oszczędność czasu i zasobów, a także podniesienie wiarygodności wyników i wskazań.
Jak wygląda audyt KRI w praktyce?
Audyt zgodności z Krajowymi Ramami Interoperacyjności (KRI) w praktyce polega na przeprowadzeniu szczegółowej analizy systemów informatycznych, procesów i procedur w jednostkach administracji publicznej. Audytorzy zewnętrzni, którzy przeprowadzają ten proces, starają się zweryfikować, czy systemy i procedury w jednostkach publicznych spełniają wymogi określone w KRI.
W ramach audytu sprawdza się, czy jednostki publiczne stosują odpowiednie standardy i normy w zakresie informatyki oraz, czy mają wdrożony system zarządzania bezpieczeństwem informacji.
W praktyce audyt KRI może obejmować takie elementy jak:
- Analiza dokumentacji, w tym dokumentów strategicznych, polityk bezpieczeństwa i dokumentacji technicznej
- Analiza procesów i procedur związanych z obsługą danych osobowych i informacji publicznej
- Analiza systemów informatycznych i ich zgodności z KRI
- Analiza procesów i procedur związanych z bezpieczeństwem informacji, takich jak zarządzanie hasłami, zabezpieczanie sieci, przepływ informacji itp.
- Przeprowadzenie testów penetracyjnych i innych testów bezpieczeństwa, aby zweryfikować odporność systemów na ataki z zewnątrz.
Po przeprowadzeniu audytu, firma zewnętrzna przedstawia raport, w którym zawarte są wnioski i zalecenia dotyczące działań mających na celu poprawę zgodności z KRI.
Potrzebujesz dodatkowych informacji dotyczących audytu KRI? Skontaktuj się z nami i poznaj swoje korzyści ze współpracy.