Czy w ramach kontroli inspektor instytucji takich jak Państwowa Inspekcja Pracy, czy Zakład Ubezpieczeń Społecznych może mieć wgląd do akt osobowych pracowników?
Odpowiedź: Tak, inspektorzy PIP, czy ZUS mogą mieć wgląd do akt osobowych pracowników
UZASADNIENIE
Odpowiadając na powyższe pytanie na wstępie trzeba zaznaczyć, że RODO jest aktem prawnym o charakterze ogólnym. Jeżeli inne przepisy szczegółowe wiążą się z przetwarzaniem danych osobowych, to właśnie te przepisy będą miały zastosowanie. Przykładami mogą być ustawa z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy lub ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Przykładowo wyżej wymienione instytucje realizując zadania ustawowe, przetwarzają dane osobowe na podstawie ustaw szczególnych, które legalizuje przetwarzanie danych osobowych.
Zgodnie z ustawą z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, do zadań Zakładu Ubezpieczeń Społecznych należy m.in. kontrola płatników składek. W związku z uprawnieniami kontrolnymi ZUS, każdy płatnik składek zobowiązany jest do udostępnienia żądanych dokumentów i ksiąg związanych z zakresem kontroli. Przykładem może być kontrola obejmująca prawidłowość zgłoszenia do ZUS, przy której inspektor ma prawo do żądania m.in. umowy, czy listy obecności lub płac, które stanowią element akt osobowych.
W przypadku Państwowej Inspekcji Pracy, zakres zadań określa art. 10 ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy. Do ich zadań należy m.in. kontrola przestrzegania przepisów dotyczących stosunku pracy, wynagrodzenia, czasu pracy, czy urlopów. W ramach uprawnień inspektorzy mają prawo do przeprowadzania oględzin stanowisk pracy, czy dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez pracowników i osób świadczących pracę na podstawie innej niż stosunek pracy.
Podsumowując – jeżeli instytucje kontrolujące wykonują zadania na podstawie uprawnień ustawowych, nie można odmówić im udostępnienia dokumentów, w tym akt osobowych pracowników. Nie mniej jednak warto pamiętać, że inspektorzy również mają obowiązek zachowania tajemnicy i przestrzegania zasad wynikających z RODO, dlatego możemy być pewni, że informacje przekazane inspektorom w trakcie trwania kontroli pozostaną bezpieczne.
Zobacz również